Ratgeber · Für Unternehmen
Appointment Setting: Termine, die zu Abschlüssen werden.
Beim Appointment Setting übernimmt ein Setter den ersten Kontakt mit Interessenten und legt qualifizierte Termine für dein Verkaufsgespräch. So konzentrieren sich deine Closer auf die Gespräche, die wirklich zu Umsatz führen können.
Was bedeutet Appointment Setting?
Appointment Setting heißt wörtlich Termine vereinbaren. Gemeint ist der Teil im Vertrieb zwischen Lead und Verkaufsgespräch: Ein Setter ruft Interessenten an oder schreibt sie an, prüft, ob Bedarf, Budget und Entscheidungsbefugnis vorhanden sind, und legt dann einen Termin für das Abschlussgespräch.
Im Kaltkontakt spricht man oft von Opening, bei Anfragen aus Werbung, Webinaren oder Empfehlungen von warmen Leads. Beides ist Appointment Setting; der Unterschied liegt darin, ob der Kontakt dich schon kennt.
So läuft Appointment Setting ab
Ein sauberer Ablauf sorgt dafür, dass die Termine im Kalender deiner Closer auch stattfinden und passen.
- Leads festlegen: wer angerufen wird und woher die Kontakte kommen
- Qualifizierung: klare Kriterien, wann ein Termin zählt
- Gespräch und Termin: kurzer Gesprächsleitfaden, Termin direkt im Kalender buchen
- Übergabe: Notizen im CRM, damit der Closer vorbereitet ist
- Nachfassen: Erinnerung vor dem Termin, neuer Termin bei Absage
Welche Kennzahlen zählen?
Wichtig sind nicht möglichst viele Termine, sondern gute. Achte deshalb auf diese Werte und lege sie vorab gemeinsam mit dem Setter fest:
- Erreichte Kontakte pro Tag
- Vereinbarte Termine pro erreichtem Kontakt
- Show-up-Rate: Anteil der Termine, die stattfinden
- Abschlussquote der Termine im Closing
Inhouse oder extern?
Ein eigener Setter im Team ist eng eingebunden, kostet aber Gehalt, Nebenkosten und Einarbeitung, auch in schwachen Monaten. Externe Setter auf Provision werden vor allem für Ergebnisse bezahlt und lassen sich schneller ergänzen, wenn mehr Leads da sind.
Viele Unternehmen starten deshalb provisionsbasiert und holen gute Setter später fester ins Team.
Was kostet Appointment Setting?
Üblich sind ein fester Betrag pro qualifiziertem Termin oder ein Prozentsatz vom Umsatz, wenn aus dem Termin ein Abschluss wird, manchmal mit einem kleinen Fixum. Die Vergütung vereinbarst du direkt mit dem Setter.
Bei uns zahlst du keine Monatsgebühr, sondern nur bei Erfolg, zum Beispiel 10 % vom Umsatz, den dein Vertriebler reinholt, oder eine feste Einmalzahlung pro Vertriebler.